Formas de actualizar la deuda de clientes
En este instructivo te presentamos las distintas opciones que tienes para mantener actualizados tanto los datos como la deuda de tus clientes.
Opciones
Hay 4 opciones:
- Importar un archivo Excel con la lista de facturas que tienen saldo pendiente
- Importar un archivo Excel con la lista de nuevas facturas y otro con la lista de nuevos pagos
- Cargar manualmente las nuevas facturas y los nuevos pagos
- Actualización automática desde el sistema contable de su empresa
Opción 1: Importar un archivo Excel con la lista de facturas que tienen saldo pendiente
En este caso debes importar un archivo que sólo contenga aquellas facturas (y notas de crédito, débito, etc) que tienen un saldo pendiente.
Una vez que importes ese archivo Intiza realizará las siguientes acciones:
- Agregará las nuevas facturas que encuentre.
- Registrará un pago total a aquellas facturas que estaban en Intiza pero que no están en el Excel. La fecha que se toma para el pago es la fecha en que se importa el archivo.
- Registrará un pago parcial a aquellas facturas que estaban en Intiza con un monto pendiente distinto al que tienen en el Excel. La fecha que se toma para el pago es la fecha en que se importa el archivo.
- Dejará sin cambios aquellas facturas que estaban en Intiza y que también están en el Excel con el mismo monto pendiente.
Esta opción es la recomendable en caso que tengas un software contable o de gestión desde donde puedas generar el reporte con la lista de facturas pendientes.
Tiene la ventaja de que sólo se necesita que importes un archivo para actualizar la deuda de clientes.
La desventaja es que Intiza no tiene la información precisa sobre el pago, sino que sólo sabemos que ha cambiado el monto pendiente. No sabemos la fecha exacta del pago, y no sabemos si la factura fué pagada, anulada, o aplicada contra una nota de crédito. Además, si tus clientes pagan a plazo, los indicadores y métricas que te muestra Intiza (por ejemplo el plazo promedio de pago) no serán correctos.
Opción 2: Importar un archivo Excel con la lista de nuevas facturas y otro con la lista de nuevos pagos
En este caso deberás importar dos archivos, uno que contenga las nuevas facturas que has emitido y otro que contenga los nuevos pagos que has recibido desde la última actualización.
Esta opción tiene la ventaja de que Intiza sabrá la fecha exacta del pago, y por lo tanto te podremos mostrar los valores reales de los indicadores de cobranza.
La desventaja con respecto a la opción anterior es que debes importar dos archivos en lugar de uno.
Opción 3: Cargar manualmente las nuevas facturas y los nuevos pagos
Esta es la opción que recomendamos en caso que no cuentes con un software contable.
En caso que sí tengas un software contable no recomendamos esta opción, ya que estarás duplicando la carga de datos y además correrás el riesgo de que existan inconsistencias entre lo que dice el software contable y lo que dice Intiza. Lo ideal es que el software contable tenga el registro de las facturas y pagos, e Intiza tome la información desde allí.
Opción 4: Actualización automática desde el sistema contable de su empresa
Hay 2 formas en las que puedes actualizar automáticamente la deuda de clientes en Intiza:
- Envío automático de archivos vía FTP. En este caso se enviaráan los archivos en forma automática vía FTP, y una vez que Intiza los recibe los procesa para actualizar la información. Se puede enviar sólo el archivo con la lista de facturas con saldo pendiente (opción 1) o bien los archivos con la lista de nuevas facturas y nuevos pagos (opción 2).
- Integración vía API. En este caso podrás hacer el desarrollo para conectarte vía API a Intiza y registrar nuevos saldos de facturas (opción 1) o bien nuevas facturas y nuevos pagos (opción 2).
En cualquiera de estos casos, debes enviarnos un mail a [email protected] para que te enviemos la documentación del proceso.